Kjenner du deg igjen, møter er blitt så selvsagt i vårt daglige arbeid at vi nesten ikke kan forestille oss hvordan vi skulle klart oss uten. Man kan få inntrykk av at møter er den eneste måten vi kan koordinere arbeid på slik at vi kan øke effektiviteten og produktiviteten i norske organisasjoner. Er vi kommet inn i alderen og tidsepoken for møtemani?
Den svenske forskeren Nils Brunsson viste allerede for 20 år siden at det ikke nødvendigvis er en direkte sammenheng mellom det vi sier, det vi beslutter, og det vi gjør. Det betyr at selv om vi snakker en masse i møtene så er det ikke sikkert at vi beslutter noe, og selv om vi tar noen beslutninger så er det ikke sikkert at vi gjør det vi har besluttet. Møter er derfor en usikker strategi hvis vi ønsker effektivitet og produktivitet. Det vi trenger er handling.
Eller tenk på tiden vi bruker på møter? Jeg kjenner noen som elsker lange møter, i en lang karriere virker det som noen nesten får ro og man får gleden av et tema i et langt møte. Så kan man gruble, analysere og jobbe i prosess for å komme frem til et svar eller resultat som egentlig var helt klart ved møtestart. Kan det skyldes usikkerhet, og faren for at beslutningen må forankres slik at man er sikker å ikke bli syndebukk? Svært mange selskaper har dessverre ansatte som er redde for å ta beslutninger, fordi de er redde for å bli syndebukker, hvorfor?
Hvem kjenner seg ikke igjen idet morgenmøtet i det fiktive selskapet skal starte, er to av kollegene ute av rommet for å hente kaffe. En tredje kommer slengende fem minutter for sent, og når møtet endelig er i gang viser det seg at ingen har forberedt seg godt nok. Flere fikler med mobiltelefonen, ingen tar ansvar og når hele seansen er over etter halvannen time er motivasjonen på bånn og man lurer på hva man egentlig har besluttet, altså man har bare kastet bort tid, men kan gledelig noterer møte, gjennomført!
Møter er hjertet som skal gi energi og flyt, men de fleste organisasjoner har fått kronisk hjerteinfarkt, men angst for å besluttet og egentlig bare et organ for å unngå å si, du tok feil i ettertid!
Har du som jeg ofte tenkt at det verste jeg vet, er når man ikke vet hvorfor man egentlig er på møtet. Spørsmålet er: ville jeg vært mer produktiv og skapt mer verdier for bedriften om jeg var et annet sted? Er svaret ja, bør du spørre om å få gå fra møtet. Eller har du som meg tenkt tanken, men allikevel bare vært med fordi det er politisk korrekt og det er i samsvar med bedrifters kultur, eller ukultur om du vil?
Så har du selvfølgelig opplevd å møte møteplagerne. De som bare elsker møter, sitte å kverulere uten egentlig å mene noe, de som ikke vil mene noe men har masse ord og formulereringer helt uten substans.
De som ødelegger effektiviteten. Skal man være rent pragmatiske, bør man skrelle det ned til at de som mener det har en verdi av å være til stede, skal være til stede. Dette må møtelederen være seg svært bevist. Men om det er noen trøst, kategorien møteplagere finner du overalt, det skulle egentlig vært en forbudt yrkesgruppe!
Selvfølgelig er det gode møter, og treffpunkt som er viktig, og som skal være viktige. Men flere undersøkelser viser at ca. 50% av møter i Norske bedrifter er bortkastet og som oftest har motsatt effekt av målet. Men det som ofte skjer, som ødelegger både kreativitet og produktivitet, er at man multitasker. Altså man leser e-post, eller sjekker andre ting under møtet. Det virkelige kreative ville være å legge bort pc og mobil, og vie fullt fokus på selve møtet. Multitasking eksisterer ikke. Det er fysisk umulig å tenke på to ting samtidig, det gjelder de alle fleste men ikke minst er det viktig i respekt for tema, kollegaer og møtelederen.
Hvordan skal du være en god møtedeltager. Først må du spørre, hvorfor skal jeg delta (du er ikke mindre «verd» om du slipper) og er dette relevant for meg? Så, – Ikke ta med PC eller mobil – Multitasking fungerer ikke. Kom forberedt og kom tidsnok. Ta med notatblokk, skriv kun ned det du skal gjøre og følg opp gjøremålene umiddelbart, om i din Outlook kalender slik at ingen ting blir glemt.
Ditt ansvar er åpenbart men hovedansvaret for gjennomføring er møtelederen. At møtelederen er tydelig til stede, er avgjørende for gode møter. Gode møter virker positivt på deltakerne. Ryddige beslutninger hvor alle blir hørt kan dempe konfliktnivået i en virksomhet og gjøre at vanskelige avgjørelser blir enklere å håndtere. Videre gjør økt engasjement og deltakelse at man tar i bruk flere gode ressurser i en organisasjon. Det gir rett og slett bedre innovasjon, beslutninger og gode resultater. I gode møter kaster man ikke bort tiden. Den aller verste effekten av dårlige møter er effektiviseringstap og frustrasjon på grunn av bortkastet tid.
Bjørn Wiik, med møteplikt juni 2019 😊
